Аутсорсинг расчета заработной платы

Когда может понадобиться аутсорсинг з/п

Часто обязанности по кадровому учету и расчету зарплаты возлагаются на одного из работников бухгалтерии, который попутно выполняет и другие функции. Либо эти задачи выполняет сам руководитель или собственник компании. В этом случае имеет смысл задуматься о передаче расчета на аутсорсинг по следующим причинам:

• Так как сотрудник выполняет большое количество функций, он не может уделить достаточно внимания расчету з/п. В результате допускаются ошибки, исправление которых стоит слишком дорого или требует значительных временных затрат. Этого можно избежать, если поручить работу специалисту со стороны.

• Аутсорсинг эффективен в случае, если у собственника есть несколько организаций или подразделений с обособленным учетом. Расчет з/п по каждому из них и сдача отчетности требует значительных усилий, поэтому экономически выгодно возложить эти функции на плечи профессионалов.

• При самостоятельном расчете данную операцию не относят в разряд основных из-за трудоемкости и сложности. Потому часто расчет, начисление налогов и сдача отчетности производится в последний день. Такой подход чреват ошибками, влекущими за собой значительные штрафные санкции. Аутсорсинговая компания считает з/п без вашего участия, освобождая время для решения более сложных и актуальных задач.

• Квалификации сотрудников, не специализирующихся на расчете з/п, не всегда достаточно для выполнения этих функций. В результате они допускают ошибки в расчете, которые влекут проблемы с ФНС и внебюджетными фондами. Кроме того, требуется время на их ознакомление с программами по учету з/п, используемыми на предприятии.

• Проблемы с расчетом зарплаты могут возникнуть в случае, когда ответственный за этот участок работ сотрудник увольняется. В этом случае невозможно закрыть отчет по текущему периоду силами других работников. При заказе услуги payroll вы не столкнетесь с подобной неприятностью, так как обслуживание вашей компании будет производиться аутсорсинговой компанией, а не отдельным сотрудником.

• Ошибки в начислении з/п собственным сотрудником могут возникнуть при резком усложнении процесса расчетов. Например, при расширении компании, изменении ее структуры, смене системы оплаты, внедрении новых средств автоматизации бизнес-процессов. В аутсорсинговой компании функции расчетчиков зарплаты выполняют компетентные специалисты, чьей квалификации достаточно для решения самых сложных задач.

Преимущества зарплатного аутсорсинга

Главный плюс payroll — это более профессиональное, внимательное и качественное выполнение необходимых учетных операций. Обращение в специализированную компанию гарантирует, что расчеты производятся в полном соответствии с действующим законодательством, отчетность сдается в предусмотренные законом сроки.

Рабочее время главного бухгалтера или руководителя компании освобождается для решения более важных бизнес-задач. Они могут сосредоточиться на общем контроле, налоговой оптимизации, организации бизнес-процессов.

А еще использование услуг аутсорсинговой компании для начисления з/п позволяет сократить затраты на обеспечение деятельности предприятия. Достигается это за счет нескольких факторов:

• нет необходимости оплачивать услуги отдельного бухгалтера;

• не нужно нести затраты на оборудование рабочего места для сотрудника;

• нет необходимости приобретать и обслуживать ПО для кадрового учета.

Что входит в аутсорсинг з/п

Полный список задач, которые решает аутсорсинговая компания для заказчика, определяется условиями контракта. Стороны могут договориться, что аутсорсер:

• осуществляет непосредственные расчеты з/п (аванс и основные платежи) и других выплат (вознаграждение по договорам ГПХ, отпускные, выходные пособия, командировочные, компенсации, выплаты по листам временной нетрудоспособности);

• рассчитывает размер зарплатных налогов и иных отчислений;

• готовит зарплатную отчетность в налоговую и другие органы;

• следит за правильностью ведения учета;

• дает консультации по вопросам кадрового учета и расчета зарплат;

• помогает решать проблемы с госорганами, например, представляет интересы клиента в рамках налоговых проверок.