Как правильно легализовать документы в 2022 году

Представьте ситуацию: компания хочет получить правовую охрану своего товарного знака в Германии. Для этого она должна подать заявку в немецкое патентное ведомство и приложить к ней определенный список документов, среди которых есть выписка из ЕГРЮЛ на русском языке.

По сути, для Германского государства документы на русском языке не имеют никакого правового значения, потому что там есть свои правила оформления актов, свой торговый реестр и т. д. В большинстве случаев, официальные документы одного государства априори не признаются и не считаются официальными и имеющими юридическую силу в другом государстве.

Но страны нашли способ решения этой проблемы на международном уровне путем заключения двусторонних и многосторонних соглашений. Для придания правового значения документам другого государства используется такая процедура как легализация.

Что представляет собой легализация

Термин легализация используется для обозначения двух разных процедур придания юридической силы актам, которые нужно представить в зарубежные органы и учреждения:

• проставление апостиля;

• консульская легализация (далее — КЛ).

Суть каждого из указанных способов легализации сводится к тому, что специально уполномоченный орган ставит на документе печать в подтверждение его достоверности и правовой силы.

Консульская легализация

КЛ — сложная и бюрократизированная процедура. Она проходит в сколько этапов.

1. Для начала нужно сделать перевод документа на язык страны представления и заверить его у нотариуса.

2. Документ, подлежащий КЛ, заверяется в исполнительном органе иностранных дел страны выдачи. В России — документ последовательно заверяется сначала в Минюсте РФ или Торговой палате, а потом в МИД РФ.

3. Затем документы заверяются у консулов в стране назначения.

Российским лицам (организации или гражданину) придется обратиться к процедуре КЛ, если они будут представлять документы в органы и организации Таиланда, Канады, Сингапура, ОАЭ, большинства стран африканского континента.

Справка. Список стран, для документооборота с которыми нужна КЛ, можно посмотреть здесь.

Апостилирование

Как было отмечено, процедура КЛ очень сложная. Потому в 1961 ряд государств заключили соглашение (Гаагская конвенция), которым упростили международный документооборот между участниками, заменив КЛ процедурой проставления апостиля.

Справка. Список стран, которые принимают документы с апостилем без КЛ, можно посмотреть здесь. Их более 100, включая США и многие страны Европейского Союза.

Апостиль — это специальный штамп, который проставляет уполномоченный орган. Для апостилирования нужно:

• осуществить перевод документов на язык страны представления;

• заверить перевод у нотариуса;

• обратиться к уполномоченному органу страны выдачи документа за штампом.

Справка. В России апостиль можно поставить в Министерстве внутренних дел, Министерстве обороны, Прокуратуре, органах архивного дела, ЗАГСе, Министерстве юстиции и др. в зависимости от вида заверяемого документа.

Когда легализация не нужна

Есть ряд государств, с которыми у России есть договоренность о полном признании официальных документов без процедуры легализации. Например, такое соглашение имеется с Венгрией, Вьетнамом, Грецией, Грузией, Египтом, Казахстаном, Северной Кореей и др. Это означает, что:

• зарубежные документы этих стран признаются в России официальными без легализации;

• российские документы признаются в этих государствах официальными без дополнительной легализации.

Для обеспечения документооборота с этими странами достаточно только нотариально заверенного перевода документов, актов, справок и т. д.

Примеры документов, которые подлежат легализации

Список документов, подлежащих легализации, достаточно широк. К нему относятся:

• учредительные документы юридического лица;

• сертификаты на продукцию;

• разрешения и лицензии на занятие каким-либо видом деятельности;

• выписки из торговых реестров;

• ИНН;

• свидетельства о браке;

• свидетельства о рождении;

• медицинские документы;

• различные справки (о судимости, постановке на воинский учет, из банка и др.);

• контракты;

• доверенности;

• документы с места работы, учебы и др.

Обращение к процедурам легализации может потребоваться как компаниям, так и физлицам. В качестве примера мы уже приводили ситуацию с товарным знаком. Также придание юридической силы актам необходимо при открытии расчетного счета за рубежом, вступлении в брак, покупке недвижимости, получении наследства, регистрации компании в другой стране, открытии зарубежного филиала или представительства, трудоустройстве, поступлении в заграничные вузы и т. д.