Что такое легализация документов, и зачем это нужно?

В «Консалт-групп» обратился представитель зарубежной компании за помощью в открытии иностранного филиала его организации в РФ. Одним из аспектов оказания правовой помощи клиенту была легализация документов.

В ходе консультации доверителя с юристом получился очень интересный диалог по поводу процедуры легализации. Выкладываем отрывок разговора в формате статьи.

Материал будет полезен всем бизнесменам, которые столкнулись с необходимостью признания юридической силы документа одного государства в другом.

1. Я слышал, что для аккредитации зарубежного филиала нужно сначала легализовать документы. Что для этого требуется?

Да, вы правы. В каждом государстве действуют свои требования к оформлению юридических актов. Для того, чтобы документы одной страны признавались и имели официальную силу в другой, их сначала нужно легализовать.

Это может потребоваться не только при аккредитации зарубежного представительства, но и в любых других случаях. Например, при регистрации товарного знака, при покупке недвижимости за рубежом и т. д. Потому правило о легализации актов касается любой документации организаций и физлиц:

• учредительных документов;

• лицензий;

• разрешений;

• доверенностей;

• сертификатов на продукцию;

• выписок из торговых реестров стран;

• контрактов;

• ИНН;

• выписок из банка;

• документов об образовании;

• свидетельств из различных органов (например, свидетельства о браке) и т. д.

Вся суть процедуры легализации сводится к проставлению уполномоченным органом печати на документе. Эта печать означает, что орган проверил документ и подтверждает его подлинность и юридическую силу.

Потому ответ на Ваш вопрос (что требуется для легализации) таков — необходимо обратиться в уполномоченный орган для удостоверения документа.

2. В какие органы нужно обращаться для легализации документов?

Выбор уполномоченного ведомства зависит от двух факторов:

• страны, где в дальнейшем нужно будет представить документ;

• способа легализации.

Если необходимо удостоверить российский акт для предоставления его в иностранное государство, то процедура регулируется законодательством конкретной зарубежной страны в зависимости от вида документа.

Если надо легализовать иностранный акт для использования его в России, то делать это нужно у российских консулов в рамках консульской легализации или процедуры проставления апостиля.

3. Как понять, когда нужно проставлять апостиль, а когда обращаться к консулам?

Все зависит от международных договоренностей, сложившихся между Россией и страной, куда или откуда предоставляется документ.

Россия и еще более 110 стран участвуют в Гаагской конвенции, которая существенно упрощает международный оборот документов. Государства, участники этого соглашения, отказались от сложной консульской легализации и договорились, что для удостоверения подлинности документов в их странах достаточно проставления апостиля.

Так, например, австрийскому бизнесмену достаточно проставить апостиль на свои документы, чтобы их признали в России.

4. Что такое апостиль?

Апостиль — штамп утвержденной формы, который проставляется на оригинале легализуемого документа или на отдельном листе, который крепится к легализуемому акту. Информация в апостиле, как правило, излагается на официальном языке страны, к которой относится проставляющий печать орган.

Например, российский апостиль проставляется уполномоченным органом в течение 5 рабочих дней с момента обращения и содержит:

• слово «APOSTILLE;

• ссылку на Гаагскую конвенцию;

• ссылку на место проставления печати — страна и город;

• ФИО, должность лица, подписавшего апостиль;

• наименование легализующего органа;

• дату выдачи;

• печать органа;

• подпись должностного лица.

Для проставления апостиля на российский документ, который будет предоставляться за рубежом, нужно обращаться в органы архивного дела, МВД, ЗАГС, прокуратуру, Минюст и др. в зависимости от вида легализуемого документа.

5. Что такое консульская легализация?

Консульская легализации — более сложный и бюрократизированный метод признания юридической силы документов. Он применяется в случаях, когда между РФ и другим государством нет никаких соглашений об упрощении документооборота. Например, как в случае с Канадой, Таиландом или ОАЭ.

Процедура состоит из нескольких этапов.

1. Сначала документы заверяются в Минюсте государства, в котором выдан акт.

2. Затем готовится нотариальный перевод документа на русский язык.

3. Последний шаг — документы заверяются у российских консулов в той стране, в которой выдан документ.

Например, если нужно легализовать документ, выданный органами Таиланда, то сначала нужно заверить его в МИД Таиланда, а затем обратиться к российскому консулу в Таиланде.

6. То есть, чтобы государство признало юридическую силу иностранного документа, всегда нужно проставлять апостиль или легализовать акт у консула?

Не совсем так. Все зависит от международных договоренностей России. С некоторыми странами у РФ есть договоренность об отмене легализации. Это значит, что документооборот между этими государствами происходит без соблюдения требования о консульской легализации или проставлении апостиля.

Например, такое правило действует в отношениях между странами-участницами Минской конвенции. Есть отдельные договоры с Венгрией, Албанией, Грецией, Грузией и др.

Но тут есть важный нюанс. Хоть требования о легализации и нет, в большинстве случаев понадобится нотариальный перевод документа.

7. Есть какие-то требования к нотариальному переводу документов?

Особых требований нет. Разве что перевод должен быть выполнен профессиональным переводчиком, иначе нотариус его просто не заверит.

8. Понятно. Вернемся к легализации. Есть ли у апостиля или консульской легализации срок действия? Может быть, его нужно возобновлять или продлевать?

Нет, легализация бессрочна.

Однако у легализуемого документа может быть срок действия. После его истечения нужно будет получать новый документ и заново проходить процедуру признания юридической силы.

В разных странах могут быть установлены различные требования к сроку действия документов. Например, где-то справка об отсутствии судимости считается действительной 3 месяца с момента выдачи, где-то 6. В каждом случае лучше заранее уточнять требования конкретного государства.

И еще один нюанс: повторная легализация одного и того же документа без срока действия может потребоваться, если он предоставляется в разные государства.

Например, легализовали диплом об образовании для предоставления его в Канаде. А потом появилась необходимость представить документ еще и в ОАЭ. В этих странах действуют разные официальные языки. Потому для легализации диплома для предъявления его в Объединенных арабских эмиратах придется снова сделать перевод документа и пройти процедуру консульской легализации.

9. Помимо срока действия есть ли еще какие-то требования к легализуемым документам?

Да, есть требования, которые предъявляются ко всем документам вне зависимости от способа легализации. Не получится удостоверить акты:

• с ламинированием;

• в ветхом состоянии;

• в поврежденном состоянии;

• в которых содержатся опечатки, исправления, приписки, помарки;

• с истекшим сроком действия;

• с нечитабельным текстом;

• с неотчетливыми подписями и печатями.

10. Получается, что для легализации документов нужно сделать перевод документа, заверить его у нотариуса, а затем проставить апостиль или обратиться к консульской процедуре в зависимости от соответствующих международных договоренностей РФ?

Да, все верно.

Также не стоит забывать, что для ряда государств вообще не нужна легализация. Например, в рамках отношений с Испанией, Венгрией, Албанией, Азербайджаном, Алжиром, Грецией, Индией и рядом других государств достаточно будет нотариально заверенного перевода документа.

Юристы компании «Консалт-групп» всегда помогут своим клиентам разобраться в вопросах, касающихся требований к документам. Многие граждане и организации обращаются к нам именно за помощью в проставлении апостиля или подготовкой нотариального перевода документов.