Что такое легализация документов, и зачем это нужно?

Содержание статьи
- 1. Я слышал, что для аккредитации зарубежного филиала нужно сначала легализовать документы. Что для этого требуется?
- 2. В какие органы нужно обращаться для легализации документов?
- 3. Как понять, когда нужно проставлять апостиль, а когда обращаться к консулам?
- 4. Что такое апостиль?
- 5. Что такое консульская легализация?
- 6. То есть, чтобы государство признало юридическую силу иностранного документа, всегда нужно проставлять апостиль или легализовать акт у консула?
- 7. Есть какие-то требования к нотариальному переводу документов?
- 8. Понятно. Вернемся к легализации. Есть ли у апостиля или консульской легализации срок действия? Может быть, его нужно возобновлять или продлевать?
- 9. Помимо срока действия есть ли еще какие-то требования к легализуемым документам?
- 10. Получается, что для легализации документов нужно сделать перевод документа, заверить его у нотариуса, а затем проставить апостиль или обратиться к консульской процедуре в зависимости от соответствующих международных договоренностей РФ?
В «Консалт-групп» обратился представитель зарубежной компании за помощью в открытии иностранного филиала его организации в РФ. Одним из аспектов оказания правовой помощи клиенту была легализация документов.
В ходе консультации доверителя с юристом получился очень интересный диалог по поводу процедуры легализации. Выкладываем отрывок разговора в формате статьи.
Материал будет полезен всем бизнесменам, которые столкнулись с необходимостью признания юридической силы документа одного государства в другом.
1. Я слышал, что для аккредитации зарубежного филиала нужно сначала легализовать документы. Что для этого требуется?
Да, вы правы. В каждом государстве действуют свои требования к оформлению юридических актов. Для того, чтобы документы одной страны признавались и имели официальную силу в другой, их сначала нужно легализовать.
Это может потребоваться не только при аккредитации зарубежного представительства, но и в любых других случаях. Например, при регистрации товарного знака, при покупке недвижимости за рубежом и т. д. Потому правило о легализации актов касается любой документации организаций и физлиц:
-
учредительных документов;
-
лицензий;
-
разрешений;
-
доверенностей;
-
сертификатов на продукцию;
-
выписок из торговых реестров стран;
-
контрактов;
-
ИНН;
-
выписок из банка;
-
документов об образовании;
-
свидетельств из различных органов (например, свидетельства о браке) и т. д.
Вся суть процедуры легализации сводится к проставлению уполномоченным органом печати на документе. Эта печать означает, что орган проверил документ и подтверждает его подлинность и юридическую силу.
Потому ответ на Ваш вопрос (что требуется для легализации) таков — необходимо обратиться в уполномоченный орган для удостоверения документа.
2. В какие органы нужно обращаться для легализации документов?
Выбор уполномоченного ведомства зависит от двух факторов:
-
страны, где в дальнейшем нужно будет представить документ;
-
способа легализации.
Если необходимо удостоверить российский акт для предоставления его в иностранное государство, то процедура регулируется законодательством конкретной зарубежной страны в зависимости от вида документа.
Если надо легализовать иностранный акт для использования его в России, то делать это нужно у российских консулов в рамках консульской легализации или процедуры проставления апостиля.
3. Как понять, когда нужно проставлять апостиль, а когда обращаться к консулам?
Все зависит от международных договоренностей, сложившихся между Россией и страной, куда или откуда предоставляется документ.
Россия и еще более 110 стран участвуют в Гаагской конвенции, которая существенно упрощает международный оборот документов. Государства, участники этого соглашения, отказались от сложной консульской легализации и договорились, что для удостоверения подлинности документов в их странах достаточно проставления апостиля.
Так, например, австрийскому бизнесмену достаточно проставить апостиль на свои документы, чтобы их признали в России.
4. Что такое апостиль?
Апостиль — штамп утвержденной формы, который проставляется на оригинале легализуемого документа или на отдельном листе, который крепится к легализуемому акту. Информация в апостиле, как правило, излагается на официальном языке страны, к которой относится проставляющий печать орган.
Например, российский апостиль проставляется уполномоченным органом в течение 5 рабочих дней с момента обращения и содержит:
-
слово «APOSTILLE;
-
ссылку на Гаагскую конвенцию;
-
ссылку на место проставления печати — страна и город;
-
ФИО, должность лица, подписавшего апостиль;
-
наименование легализующего органа;
-
дату выдачи;
-
печать органа;
-
подпись должностного лица.
Для проставления апостиля на российский документ, который будет предоставляться за рубежом, нужно обращаться в органы архивного дела, МВД, ЗАГС, прокуратуру, Минюст и др. в зависимости от вида легализуемого документа.
5. Что такое консульская легализация?
Консульская легализации — более сложный и бюрократизированный метод признания юридической силы документов. Он применяется в случаях, когда между РФ и другим государством нет никаких соглашений об упрощении документооборота. Например, как в случае с Канадой, Таиландом или ОАЭ.
Процедура состоит из нескольких этапов.
-
Сначала документы заверяются в Минюсте государства, в котором выдан акт.
-
Затем готовится нотариальный перевод документа на русский язык.
-
Последний шаг — документы заверяются у российских консулов в той стране, в которой выдан документ.
Например, если нужно легализовать документ, выданный органами Таиланда, то сначала нужно заверить его в МИД Таиланда, а затем обратиться к российскому консулу в Таиланде.
6. То есть, чтобы государство признало юридическую силу иностранного документа, всегда нужно проставлять апостиль или легализовать акт у консула?
Не совсем так. Все зависит от международных договоренностей России. С некоторыми странами у РФ есть договоренность об отмене легализации. Это значит, что документооборот между этими государствами происходит без соблюдения требования о консульской легализации или проставлении апостиля.
Например, такое правило действует в отношениях между странами-участницами Минской конвенции. Есть отдельные договоры с Венгрией, Албанией, Грецией, Грузией и др.
Но тут есть важный нюанс. Хоть требования о легализации и нет, в большинстве случаев понадобится нотариальный перевод документа.
7. Есть какие-то требования к нотариальному переводу документов?
Особых требований нет. Разве что перевод должен быть выполнен профессиональным переводчиком, иначе нотариус его просто не заверит.
8. Понятно. Вернемся к легализации. Есть ли у апостиля или консульской легализации срок действия? Может быть, его нужно возобновлять или продлевать?
Нет, легализация бессрочна.
Однако у легализуемого документа может быть срок действия. После его истечения нужно будет получать новый документ и заново проходить процедуру признания юридической силы.
В разных странах могут быть установлены различные требования к сроку действия документов. Например, где-то справка об отсутствии судимости считается действительной 3 месяца с момента выдачи, где-то 6. В каждом случае лучше заранее уточнять требования конкретного государства.
И еще один нюанс: повторная легализация одного и того же документа без срока действия может потребоваться, если он предоставляется в разные государства.
Например, легализовали диплом об образовании для предоставления его в Канаде. А потом появилась необходимость представить документ еще и в ОАЭ. В этих странах действуют разные официальные языки. Потому для легализации диплома для предъявления его в Объединенных арабских эмиратах придется снова сделать перевод документа и пройти процедуру консульской легализации.
9. Помимо срока действия есть ли еще какие-то требования к легализуемым документам?
Да, есть требования, которые предъявляются ко всем документам вне зависимости от способа легализации. Не получится удостоверить акты:
-
с ламинированием;
-
в ветхом состоянии;
-
в поврежденном состоянии;
-
в которых содержатся опечатки, исправления, приписки, помарки;
-
с истекшим сроком действия;
-
с нечитабельным текстом;
-
с неотчетливыми подписями и печатями.
10. Получается, что для легализации документов нужно сделать перевод документа, заверить его у нотариуса, а затем проставить апостиль или обратиться к консульской процедуре в зависимости от соответствующих международных договоренностей РФ?
Да, все верно.
Также не стоит забывать, что для ряда государств вообще не нужна легализация. Например, в рамках отношений с Испанией, Венгрией, Албанией, Азербайджаном, Алжиром, Грецией, Индией и рядом других государств достаточно будет нотариально заверенного перевода документа.
Юристы компании «Консалт-групп» всегда помогут своим клиентам разобраться в вопросах, касающихся требований к документам. Многие граждане и организации обращаются к нам именно за помощью в проставлении апостиля или подготовкой нотариального перевода документов.
