Что делать, если заказчик не подписывает акт приемки?

Одна из основных проблем, с которой сталкивается исполнитель в рамках подрядного соглашения, — работы выполнены, а заказчик уклоняется от подписания акта приемки. Эти чревато тем, что подрядчику будет сложно взыскать оплату за свою работу (по закону обязанность оплаты у заказчика возникает только после приемки результата работ). А если отношения сторон предусматривали внесение предоплаты, у исполнителя также не будет оснований для отражения полученных средств в рамках бухучета.

Когда предприниматель закончил работу над заказом по договору подряда, он должен пригласить заказчика для осмотра результата. Если контрагент всем доволен, то стороны сделки подписывают акт приемки. Только после этого у заказчика появляется обязанность оплатить работу. Соответственно, без этого акта исполнитель не сможет доказать, что он выполнил свои обязанности по сделке, и что возникли основания для получения оплаты. Как раз нежелание оплачивать работу исполнителя является одной из основных причин, по которой заказчики уклоняются от приемки. В этом случае подрядчик может подписать документ самостоятельно (единолично). Но следует сделать это по определенным правилам. Иначе в суде на него нельзя будет ссылаться как на доказательство выполнения работ. Для того, чтобы односторонний приемочный документ имел юр. силу, следует: уведомить контрагента о завершении работ и необходимости их принять; направить контрагенту акт, подписанный единолично подрядчиком. Также заказчик может отказаться от приемки работ, если недоволен их результатом. В этом случае нужно обязательно запросить письменный отказ с указанием на недостатки. И, наконец, еще одна причина, по которой заказчики не подписывают акты приемки, может заключаться в банальной халатности его сотрудников. Как правило, при таком раскладе оплата по сделке была осуществлена, просто подрядчик не получил закрывающие документы. Здесь следует обязательно связаться с контрагентом и попросить направить необходимую документацию, так как акт приемки нужен исполнителю для отражения операций в рамках финансового учета (акт приемки — это первичный документ, подтверждающий основания начисления оплаты по сделке).

Что такое акт приемки, и зачем он нужен

Согласно ст. 720 ГК РФ по окончании работы заказчик должен ее осмотреть и принять. В ходе этого процесса составляется специальный документ, удостоверяющий приемку, — акт выполненных работ (АВР). В нем отражается информация о выявленных в ходе осмотра недостатках работы или о том, что несовершенства отсутствуют, и стороны исполнили все договоренности в полном объеме.

Другими словами, АВР — это письменный акт, который составляется по итогам выполнения подрядчиком работы для заказчика и фиксирует исполнение подрядчиком всех принятых обязательств. Подписание АВР является юридическим основанием для оплаты работ по договору подряда.

Справка. Также АВР нередко подписывают после исполнения договора возмездного оказания услуг. Закон не содержит требования о необходимости осуществлять приемку услуг, однако стороны могут включить такое условие в контракт по своему желанию.

Акт является «первичкой», потому он имеет важное значение в рамках финансового учета. Оформленный акт подтверждает факт наличия договоренности и служит основанием отражения суммы оплаты за деятельность исполнителя в финансовой отчетности. Поэтому без этого акта подрядчик не сможет обосновать приход в виде аванса и учесть оплату при расчете НДС и подоходного налога. Заказчик, в свою очередь, не сможет включить оплату по сделке в расходы, за счет которых можно уменьшить налог на прибыль. Помимо того, что акт является основанием для оплаты услуг исполнителя, именно АВР фиксирует претензии заказчика (по общему правилу, заказчик не может ссылаться на недостатки результата, если не отразит их в акте).

Почему заказчик может не подписать акт

Есть три основных причины, по которым заказчики не подписывают АВР по результатам исполнения договора подряда.

1. Уклонение от оплаты.

2. Наличие претензий к качеству или объему.

3. Халатность работников заказчика.

Последний случай предполагает, что подрядчик получил оплату по сделке, и его проблемы сводятся к отражению средств в бухучете при отсутствии первичного документа. Первый и второй — подразумевают наличие конфликта между сторонами сделки.

Рассмотрим, как нужно действовать, в каждой из указанных ситуаций.

Уклонение от обязанности оплатить работу

Зачастую недобросовестные заказчики уклоняются от обязанности подписания АВР, потому что просто не хотят оплачивать контрагенту его работу или услуги. В этом случае закон предусматривает механизм для защиты интересов подрядчика.

Исполнителю нужно действовать следующим образом.

1. Сначала нужно уведомить контрагента о завершении работ и пригласить его для приемки результата и составления АВР.

   Важно! Уведомить нужно в письменном виде заказным письмом либо вручить лично под роспись представителям заказчика. Это необходимо, чтобы в будущем суд признал юридическую силу АВР, который исполнитель подпишет единолично.

2. В указанном месте в оговоренное в уведомлении время следует провести приемку. Если заказчик не явился, то можно подписать АВР единолично, сделав в акте соответствующую отметку о том, что заказчик, извещенный о приемке, не явился в указанный час.

3. Далее нужно отправить контрагенту АВР, счет на оплату и письменную претензию с требованием об оплате работ.

4. Только после выполнения вышеуказанных шагов можно обращаться в суд целью взыскания оплаты.

Таким образом, чтобы односторонний акт приемки имел юридическую силу, нужно одновременное соблюдение следующих условий: (1) уведомление заказчика о дате и месте приемки, (2) направление заказчику АВР, подписанного исполнителем в одностороннем порядке, (3) отсутствие мотивированного отказа заказчика от приемки и оплаты работ в связи с наличием в ней недостатков.

Наличие претензий к работе

Неподписание акта заказчиком может быть вызвано тем, что он остался недоволен объемом и/или качеством работ и не хочет их принимать. В этом случае есть несколько вариантов развития событий.

Вариант 1. Мирное разрешение конфликта, в рамках которого исполнитель устраняет недостатки, а заказчик принимает и оплачивает работу.

1. Исполнителю нужно будет попросить письменный отказ от приемки с указанием на недостатки.

2. Сторонам следует собрать комиссию с целью совместного осмотра результата работ и фиксации договоренностей по срокам их устранения.

3. После ликвидации недостатков подрядчику снова нужно будет направить заказчику АВР.

Вариант 2. Если исполнитель не согласен с заявленными недостатками и не собирается их устранять, единственный выход — судебный способ решения конфликта.

Инициировать судебное разбирательство может как заказчик, подав иск об устранении недостатков или расторжении договора, так и исполнитель, подав иск о понуждении принять работу и оплатить ее.

Халатность сотрудников

Бывают ситуации, когда контрагента устроила выполненная работа, он оплатил ее результат, но не прислал закрывающие документы. Например, такое происходит потому, что сотрудники одной или обоих фирм забыли об оформлении документов.

Исполнителю по договору подряда в таком случае расслабляться нельзя. Пока не подписан АВР, работа не считается выполненной, а перечисленные деньги приравниваются к авансу. Это значит, что заказчик может запросить их обратно, заявив, что предоплата не отработана.

В подобной ситуации нужно связаться с партнером, выяснить причину задержки документации и попросить направить АВР в ближайшее время. При отсутствии должного результата можно подписать АВР единолично и направить его заказчику заказным письмом, а также понудить заказчика подписать акт через суд.

А еще можно предупредить возникновение такой ситуации, включив в подрядное соглашение следующие условия:

• об ответственности за неподписание документов в течение определенного срока;

• об автоматическом принятии результата работ по истечении установленного периода (если заказчик проигнорирует приглашение к приемке).

Порядок учета доходов при отсутствии акта приемки

Ранее было упомянуто, что отсутствие АВР — это проблема не только с просроченной дебиторской задолженностью, но и проблема с признанием доходов и расходов в рамках бухучета.

Мы подготовили таблицу, которая поможет понять, как отразить прибыль и учесть НДС при отсутствии АВР в зависимости от метода учета, применяемого в компании.

Справка. Порядок учета доходов и расходов при отсутствии АВР зависит от метода учета, закрепленного в учетной политике организации. Как известно, при методе начисления операции признаются по факту отгрузки, при кассовом — на момент оплаты.

Кассовый	Начисления
Если контрагент произвел оплату, но не подписал АВР
Следует отразить полученные средства на день их получения, а затем подписать АВР единолично по всем правилам, ранее изложенным в данном материале.	Следует подписать АВР единолично, а затем на дату составления акта отразить выручку и входной НДС.
Контрагент не произвел оплату и не подписал АВР
Следует подписать акт единолично. Затем направить претензию и отразить ее направление в рамках учета. Далее взыскать долг через суд. После получения оплаты отразить ее в бухучете.	Следует подписать акт единолично. Затем отразить прибыль и входной НДС. Далее направить претензию и отразить ее направление в рамках учета. Потом взыскать долг через суд. После вступления решения органа правосудия в силу нужно отразить в учете корректировки, если суд изменит размер оплаты.
Заказчик не подписал АВР, так как у него есть претензии к объему и/или качеству
Нужно направить претензию и отразить ее направление в рамках учета. Далее взыскать долг через суд. После получения оплаты отразить ее в бухучете.	Нужно направить претензию и отразить ее направление в рамках учета. Далее взыскать долг через суд. После того, как решения АС вступит в силу, — отразить в учете размер прибыли и входного НДС.