Как правильно оформить сотрудника

Прием на работу должен быть правильно оформлен. Ошибки в оформлении могут повлечь различного рода проблемы в будущем как для работника, так и для работодателя.

Прием на работу оформляется в несколько этапов:

1. Сбор и предъявление необходимых для приема на работу документов;
2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации;
3. Оформление заявления о приеме на работу;
4. Заключение трудового договора;
5. Издание приказа о приеме на работу;
6. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку.

Предъявление документов при приеме на работу

При приеме на работу работник предъявляет работодателю следующие документы:

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2. трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3. страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
4. документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5. документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
6. справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, или справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ в случаях предусмотренных законом;
7. иные документы, предусмотренные законом.

Иногда перед заключением трудового договора требуется также медицинский осмотр. Он обязателен для лиц не достигших 18 лет и в иных случаях предусмотренных законом.

Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Такими локальными нормативными актами могут быть:

• должностная инструкция;
• коллективный договор;
• правила по охране труда;
• положение об оплате труда;
• положение об аттестации;
• график работы и сменности;
• другие.

Заявление о приеме на работу

После предъявления всех необходимых документов работник пишет заявление о приеме на работу, которое однако не является обязательным по закону. Заявление о приеме на работу пишется на имя руководителя организации. В нем указывается должность, на которую поступает работник, и дата вступления его в должность.

Заключение трудового договора

В соответствии с ТК РФ, ст.16 трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора в результате:

• избрания на должность;
• избрания по конкурсу на замещение соответствующей должности;
• назначения на должность или утверждения в должности;
• направления на работу уполномоченными в соответствии с федеральным законом органами в счет установленной квоты;
• судебного решения о заключении трудового договора;
• признания отношений, связанных с использованием личного труда и возникших на основании гражданско-правового договора, трудовыми отношениями.

Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя.

В ст.57 ТК РФ указывается перечень существенных условий трудового договора, которые должны в нем содержаться. А именно:

• сведения о сторонах договора;
• место работы;
• трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
• дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора;
• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
• режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
• гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
• условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
• условия труда на рабочем месте;
• условие об обязательном социальном страховании работника;
• другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, или по соглашению сторон.

Трудовой договор заключается на неопределенный срок, а случаях, предусмотренных законом, может заключаться также и срочный трудовой договор.

Приказ о приеме на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Приказ о приеме на работу может оформляться по форме, разработанной организацией, либо по специальной унифицированной форме приказа (распоряжения) о приеме работника(ов): форма № Т-1 - для приема одного работника, форма № Т-1а - для группы работников, разработанных в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Запись в трудовую книжку

На основании приказа о приеме на работу вносится соответствующая запись в трудовую книжку, которая является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Все записи в трудовую книжку вносятся в строгом соответствии с утвержденным порядком заполнения трудовых книжек, который содержится в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Записи в трудовой книжке, оформленные с нарушением порядка – признаются недействительными.